Saat ini ada kesibukan baru di Primkokas yaitu melayani penerimaan formulir pendaftaran pembuatan Kartu Baru untuk anggota Primkokas. Banyak pertanyaan-pertanyaan yang muncul sehubungan penggantian kartu primkokas, isinya mulai dari pertanyaan biasa sampai pertanyaan yang terkesan rada aneh.
Sebesar apapun energi yang diberikan untuk men-sosialisasi-kan perubahan kartu baru primkokas, tetap saja akan muncul berbagai macam pertanyaan, karena tidak semua anggota memahami apa itu kartu anggota.
Apakah cara meng-iklan-kannya salah ?Persoalan paling mendasar sebenarnya adalah bagaimana kita bisa memahami sesuatu yang bersifat baru atau bentuk-bentuk baru yang belum kita kenal. Untuk bisa memahami tentunya diperlukan nalar dan wawasan, untuk bisa mendapatkan nalar dan wawasan perlu adanya otak yang digunakan untuk berfikir dan mencari tau apa yang belum kita pahami itu.
Apa arti sebuah pehamanan
Besar kecilnya pemahaman tergantung dari kapasitas keingintahuan kita, semakin besar rasa ingin tau, semakin banyak informasi yang kita dapat dan semakin dalam pemahaman kita. Sebagai contoh: untuk tau apa itu ”Hoka-hoka bento” tentunya diawali dengan pemahaman bentuk, jika kita sudah kenal bentuk, berarti kita masuk tahap pemahaman yang pertama, jika ingin paham bagaimana rasanya, pemahaman kedua adalah mencoba untuk memasukkan hoka-hoka bento itu ke mulut kita, dan berlanjut ketahap pemahaman berikutnya.
Kita tidak akan bisa mendongeng bagaimana rasanya hoka-hoka bento kepada orang yang belum pernah tau bentuk dan rasa hoka-hoka bento. Semakin kita berkoar semakin tidak mengerti apa yang dimaksud dengan hoka-hoka bento. Wong bentuknya saja belum mereka tau. Ya salah sendiri kenapa sebelumnya mereka tidak diperkenalkan bentuk hoka-hoka bento tsb. Artinya kita cuma bisa mendongeng satu arah, ibarat bertepuk sebelah tangan. Apa ini yang di ingin kan ? Au ah gelap..
Semakin banyak kadar ketidakpahaman ini, semakin tinggi kadar ketidak mengertiannya yang akhirnya seperti lagu iwan fals : gut..manggut..manggut..manggut..manggut..ya manggut..manggut. Karena males mikir jadinya manggut-manggut aja biar dibilang paham.
Kita balik lagi ke pemahaman kartu anggota. Pertanyaan-pertanyaan yang sering muncul baik dari Anggota dan bahkan dari Karyawan Primkokas sendiri antara lain adalah :
- Mengapa harus ganti kartu anggota ?
- Saya ini kan anggota lama primkokas, kenapa harus mengisi formulir pendaftaran lagi ?
- Katanya disediakan kartu tambahan, kenapa istri saya yang satunya tidak bisa diberikan kartu tambahan ?
- Saya ingin saudara saya bisa belanja di primkokas, apakah bisa dibuatkan kartu tambahan ?
- Kenapa sih harus photo lagi ?!
- Nantinya setiap transaksi harus masukkan PIN ya ? jika PIN saya berikan ke istri atau orang lain boleh tidak ?
- Saya kan karyawan primkokas, tanpa kartu bisa belanja kan ?!
Rasanya memang wajar ada pertanyaan tersebut diatas tentunya karena tidak semua orang bisa paham tentang pergantian kartu ini. Dengan adanya blogger ini diharapkan bisa lebih dipahami Tujuan dan Fungsi utama sebuah Kartu Anggota Primkokas.
Menganalisa untuk mencari Solusi
Pada dasarnya usulan penggantian kartu lama menjadi kartu baru primkokas tidak terjadi begitu saja, selama bertahun-tahun terjadi banyak kasus dan keluhan yang berhubungan dengan transaksi anggota, baik yang dialami oleh anggota itu sendiri, karyawan dan juga keluhan dari mitra antara lain:
- Jika Anggota kehilangan kartu, proses penggantian kartu dirasakan lambat
- Keluhan anggota yang tidak merasa bertransaksi diprimkokas tapi gajinya terpotong.
- Kenyalahgunaan kartu bukan oleh anggota itu sendiri. (red: ajaib memang, mungkinkah ada hacker kartu?)
- Transaksi melebihi limit karena dipergunakan oleh istri/suami tanpa diketahui oleh anggota ybs.
- Keluhan dari mitra akibat tidak terbayar tagihan karena anggota merasa tidak melakukan transaksi.
- Keluhan dari petugas pelayanan yang sering mendapat HADIAH berupa potong gaji, karena transaksi tidak diakui oleh
Namanya juga manusia biasa, kadang SOP yang sudah ditetapkan untuk meminimize kesalahan tidak dijalankan dengan alasan lupa sehingga dari sebagian kasus disebabkan tidak menerapkan SOP yang sudah ada. Karena kita lebih senang menyalahkan daripada mikir, maka akhirnya SOP yang bisa kita salahkan.
Kenapa SOP yang kita salahkan ? karena kedua belah pihak (Anggota vs Petugas, Anggota vs Mitra, Primkokas vs Mitra) tidak mau disalahkan. Banyak contoh kasus akhirnya berujung dengan kerugian dari masing-masing pihak (Anggota, Primkokas & Mitra).
Oke, sekarang SOP yang kita salahkan dan kita harus berani melakukan perubahan jika SOP yang sudah ada menjadi tidak valid karena perubahan perilaku. Lantas ?!, SOP itukan cuma ditulis diatas kertas dan tidak semua orang mau membawa-bawa SOP kemana-mana. Lantas ?! Ini kan persoalan nyata dan terjadi dilapangan, bukan diatas kertas, trus ?! siapalagi yang bisa disalahkan ?
Dari masalah SOP, akhirnya muncul usulan untuk dilakukan pembenahan terhadap sistem diprimkokas, pembenahan harus dikerjakan dari institusi yang bonafide agar menjadi sistem yang handal.
Akhirnya sistem lah yang disalahkan, Talk is easy dan usulan terbatas cuma sebagai ucapan belaka, tidak ada satupun yang memberikan usulan lengkap dengan solusi yang detail dan dapat diimplementasikan dilapangan. Jika bicara tentang sistem, artinya ada pekerjaan cukup besar yang harus dilakukan, team work yang kompak dan perlu waktu untuk menganalisa baik buruknya perubahan sistem itu sendiri.
Mewujudkan keinginan semua
Oke, kita kembali ke contoh kasus, atas usulan yang masuk secara garis besar dapat disimpulkan bahwa semua orang menginginkan hal-hal sbb:
- Transaksi yang tidak merugikan berbagai pihak.
- Transaksi menjadi aman dan mudah diidentifikasi.
- Segera mendapat kartu pengganti jika terjadi kehilangan kartu.
- Transaksi dapat dikontrol agar tidak terjadi over Limit kredit.
1. Bagaimana penerapannya dilapangan (Fisik Kartu)
2. Bagaimana Sistem secara fleksible bisa mengantipasi kejadian dilapangan. (Database)
Sebagai Staf Perbantuan di Primkokas, akhirnya saya mencoba mengajukan proposal kepada pengurus untuk mengurangi kasus-kasus yang terjadi antara lain dengan sejumlah penjelasan-penjelasan sampai ke hal-hal yang bersifat teknis :
Fisik Kartu
- Kartu Anggota harus mudah diidentifikasi dengan bulan+tahun masuk anggota dan tanggal lahir.
- Agar tidak salah input, diberi penambahan Barcode
- Agar tidak disalahgunakan oleh yang tidak berhak, maka ditambahkan dengan PIN.
- Dibuatkan Nomor yang unik untuk setiap Kartu yang diterbitkan oleh primkokas.
- Jika terjadi hilang kartu, maka dibuat kartu baru dengan nomor kartu yang berbeda, sedangkan nomor kartu lama akan di CLOSED secara otomatis oleh system.
- Disediakan kartu tambahan agar anggota keluarga bisa bertransaksi tanpa harus pinjam kartu ke suami.
- Pembenahan Data Gaji Anggota yang berhubungan dengan limit kredit
- Standarisasi Kode Perusahaan dari masing-masing anggota.
- Mengaitkan Layanan informasi kepada Anggota dengan fasilitas yang sudah dibentuk seperti WebSite dan Primkokas Mobile.
Dengan adanya perubahan kartu ini ibarat ”sekali dayung 2-3 pulau bisa terlewati” adalah benar adanya, karena dengan adanya penggunaan PIN banyak manfaat yang bisa didapat dan mudah-mudahan bisa diterima oleh Anggota primkokas untuk kemajuan bersama.
Menjalankan misi
Bola panas sekarang ada di IT Dept. Primkokas, karena banyak yang harus dilakukan seperti :
- Mencetak lebih dari 6000 kartu baru.
- Upgrading structure database yang akan berdampak terhadap integrasi database.
- Upgrading semua aplikasi yang berhubungan dengan transaksi anggota agar dapat mengadopsi penggunaan PIN.
Apakah kartu baru ini bisa ter-implementasi dengan baik sesuai target di awal Desember 2007. Do’a kan saja supaya kami punya kekuatan maha dahsyat untuk bisa mencapai tujuan itu.
Posts
